En muchas compañías, se decide atacar el problema de la gestión del tiempo, desde la raíz. Actualmente, encontramos a ejecutivos que tienen su propia APP para controlar su agenda y coordinar con los demás directivos de la empresa.

Así pueden, ver resultados, comparar efectividad y organizar encuentros. Más eficientes y nada desgastantes en función de su jornada laboral. Sin afectar el tiempo de calidad que desarrollan con sus equipos de trabajo. Por supuesto, dejando a estos líderes la oportunidad de tener una mejor calidad de vida.

Sabemos también, que estos ejecutivos comparten un conocimiento de cuáles son las actividades críticas de éxito. Entendiendo, que deben colocar el tiempo para las prioridades, en un primer plano.

Muchas veces esto no está tan definido y claro cómo nos gustaría. Por tal motivo se pierde tiempo extra buscando los mejores días, entre lo que ellos creen que pueden posponer o tratar de inmediato.

Como puedes ver, es una grandísima pérdida de horas/hombre. Lo que degenera en una percepción de la jornada mucho más larga y casi imposible de terminar.

En casos especiales, como España por ejemplo, debemos tomar en cuenta el denominado horario partido. No es más, que una tragedia en la vida de los ejecutivos. Pues su área personal se ve debilitada al no tener períodos de eficaz vivencia con su familia, amigos o en su defecto, para ellos mismos.

Comenzaré por dejarte una lista de cosas que pueden organizar tu jornada laboral:

1.- Haz una lista de 10 prioridades del año. Luego, escribe una lista de 10 prioridades mensuales.

2.- Toma 15 minutos de la mañana para revisar tu bandeja de emails, contesta inmediatamente. Nunca dejes sin respuesta a quienes te escriben, pueden ser tus clientes, tus proveedores actuales o en el futuro, no descartes a nadie.

3.- Usa lo que la tecnología te aporta para tener una buena agenda. La app Evernote, puede ser ajustada a tu trabajo, en la medida que la necesites, organizarás todo y será mucho más fácil.

4.- Microsoft con su Office, ha hecho la vida mucho más fácil a los ejecutivos, ponlo en práctica. Si no quieres usar este tienes otros elementos, búscalos te ayudarán.

5.- iCall, es una idea genial para llamadas de negocios vía VoIP. A veces, una llamada te hace ahorrar tiempo y dinero de desplazamientos.

6.- Busca las app’s que te pueden ayudar a gestionar el tiempo, hay muchas y créeme te harán la vida más fácil.

7.- Realiza una reunión tres días a la semana con tu equipo de trabajo, de tan sólo 30 minutos, no más. Te mantiene actualizado del trabajo que están realizando, fortalece la comunicación y el equipo fortalece su participación.

8.- Usa el feedback para manejar el tiempo de los objetivos propuestos, deben incluir a tu equipo para diseñar estrategias. Las mismas deberán ponerse en marcha de inmediato.

9.- Verifica un mejor traslado a tus reuniones, verifica el tráfico, busca cuál es la ruta más fácil y rápida. Organízate con aplicaciones como la GoogleMaps.

10.- Revisa tu email, antes de irte, contesta todo lo que puedas. Prepara un formato de correo, para dar respuesta a clientes, proveedores, miembros de equipo.

Así, podrás pegar y copiar, el saludo y la despedida sin tener que escribir por mucho tiempo, sólo la respuesta que necesita.

Usa la gestión del tiempo siempre.

Recuerda que si es algo muy complicado, responde pidiendo tiempo para buscar una solución, hallar lo que te han pedido, etc. Lo importante, es responder.

11.- Los días más productivos para hacer reuniones de lunes a jueves, entre ocho y cuatro de la tarde. Los compromisos más efectivos son las comidas en horas de medio día.

12.- Trata de hacer una presentación rápida de tu producto o servicio, o de la exposición de tu tema en la reunión. Aquel que te escucha, te dará TODA su atención sólo los primeros 5 minutos. Luego su interés crecerá o bajará dependiendo de sus deseos. Toma en cuenta que pasados veinte minutos, se acabará la magia y comenzará a ser aburrido.

13.- Confirma y reconfirma tus reuniones.

14.- Usa tu teléfono para mantener tu agenda a la mano, en caso de modificaciones, de nuevas reuniones, etc.

15.- Detalla siempre, fecha, hora y lugar de tus reuniones, eventos, etc.

16.- Siempre envía una nota de agradecimiento por la reunión o el evento en particular al que has asistido.